Un déjeuner professionnel est une occasion stratégique pour renforcer les relations, discuter de projets et conclure des affaires dans un cadre plus détendu qu’une salle de réunion. Cependant, son organisation nécessite une planification minutieuse pour garantir son succès. Voici un guide détaillé pour organiser un déjeuner professionnel efficace et convivial.
1. Définir l’objectif du déjeuner
Avant de commencer l’organisation, il est essentiel de définir clairement l’objectif du déjeuner. Souhaitez-vous présenter un nouveau projet, renforcer les relations avec un client, célébrer une réussite ou discuter d’un partenariat ? L’objectif déterminera le ton de l’événement et influencera le choix du lieu et du format.
2. Choisir le bon lieu
Le choix du restaurant ou du lieu est crucial. Il doit correspondre au style de l’événement et offrir une ambiance propice aux discussions. Optez pour un endroit calme, élégant et accessible. Si vous êtes à Reims, un restau Reims de groupe peut être une option idéale pour accueillir plusieurs participants dans un cadre confortable.
3. Envoyer des invitations et confirmer les présences
Une fois le lieu choisi, envoyez les invitations en précisant la date, l’heure, l’adresse et l’objectif du déjeuner. Assurez-vous de demander une confirmation de présence afin d’organiser le nombre de places nécessaire.
4. Prendre en compte les régimes alimentaires
Lors de la réservation du restaurant, renseignez-vous sur les restrictions alimentaires des invités. Prévoir un menu varié montrera votre attention aux détails et garantira le confort de chacun.
5. Préparer l’ordre du jour
Bien que le déjeuner soit un moment de détente, il est important de structurer les discussions. Prévoyez un ordre du jour souple en débutant par une conversation informelle avant d’aborder les points essentiels. Veillez à ne pas transformer le repas en une réunion trop formelle.
6. Créer une ambiance conviviale
L’atmosphère du déjeuner est un élément déterminant pour sa réussite. Favorisez un cadre chaleureux en engageant des discussions variées. Ne monopolisez pas la parole et laissez de l’espace aux invités pour s’exprimer librement.
7. Gérer le timing
Un déjeuner professionnel doit être efficace sans empiéter sur l’emploi du temps des participants. Prévoyez une durée de 1h30 à 2h maximum afin de respecter les obligations de chacun.
8. Prendre en charge l’addition
En tant qu’organisateur, il est souvent attendu que vous preniez en charge l’addition. Cela démontre votre professionnalisme et contribue à entretenir une relation positive avec vos invités.
9. Faire un suivi après le déjeuner
Une fois le déjeuner terminé, envoyez un message de remerciement aux participants. Profitez-en pour récapituler les points abordés et prévoir les prochaines étapes si nécessaire.
En suivant ces conseils, vous maximiserez les chances de succès de votre déjeuner professionnel tout en créant un moment agréable et productif pour tous les participants.